Ejecutar un proyecto de acuerdo a un plan establecido es todo un reto. De hecho, ejecutar un proyecto y ser efectivo, es decir, obtener la satisfacción tanto del Cliente como del equipo de trabajo puede ser aún más difícil.
En todo proyecto siempre existen retos que tenemos que afrontar para lograr el éxito. En mi experiencia he podido identificar cinco retos comunes a diferentes tipos de proyectos que debe vencer un Administrador, y son los siguientes:
Reto 1: Identificar correctamente a los Stakeholders.
Los Stakeholders son todos aquellos interesados en la realización del proyecto, pueden ser internos o externos. Si los Stakeholders no son bien identificados en la etapa de Iniciación y hasta la etapa de Planificación, seguramente esto ocasionará problemas al proyecto.
Factores que influyen:
Algunos de los factores que influyen en que esto se vuelva todo un reto son: falta de compromiso por parte de ciertos Directivos, excusas de que el personal que puede responder las dudas está muy ocupado, personal que tiene que viajar constantemente, apatía por parte de los usuarios, etc.
Propuesta para enfrentar el reto:
Desde los primeros acercamientos con el cliente, involucrar a todos y cada uno de los interesados, exponer los grandes beneficios que traerá consigo la realización del proyecto, realizar entrevistas con cada uno de los directivos y mencionar las ventajas para su organización. Además, es necesario identificar en el organigrama de la organización a cada uno de los interesados, y clasificarlos por su grado de influencia y posicionamiento.
Reto 2: Planificar un proyecto sin investigar todos los requerimientos.
No contar con la información suficiente para planear el proyecto es uno de los riesgos más graves en un proyecto, debido a que, lo que poco o mucho que pueda planearse estará basado en suposiciones e hipótesis, que seguramente, estarán lejos de lo que quiere el cliente.
Factores que influyen:
La información es muy sensible y contiene datos que no pueden ser públicos, el personal no quiere proveer la información porque siente que le quitarán el trabajo, no se identificó a los Stakeholders correctamente y, por lo tanto, no se entrevistó a los expertos en el tema, entre otros.
Propuesta para enfrentar el reto:
El identificar y clasificar a todos los Stakeholder del proyecto es una gran ayuda, pues ya se sabe a quién recurrir por la información necesaria para llevar a cabo el proyecto. Debe de solicitarse todos los documentos o archivos necesarios para poder dimensionar los trabajos y realizar el plan. Debe recalcarse el hecho de que el acuerdo de confidencialidad será acatado estrictamente y mantener los canales de comunicación abiertos por si también los involucrados necesitan más tiempo para conseguir ciertos datos.
- Identificar correctamente a los Stakeholders.
- Planificar un proyecto sin investigar todos los requerimientos.
- Comunicar con tiempo al equipo de trabajo los cambios hechos a la EDT.
- Realizar un constante seguimiento y control del proyecto.
- Tener poco tiempo para verificar las métricas de calidad para la entrega del proyecto.
Reto 1: Identificar correctamente a los Stakeholders.
Los Stakeholders son todos aquellos interesados en la realización del proyecto, pueden ser internos o externos. Si los Stakeholders no son bien identificados en la etapa de Iniciación y hasta la etapa de Planificación, seguramente esto ocasionará problemas al proyecto.
Factores que influyen:
Algunos de los factores que influyen en que esto se vuelva todo un reto son: falta de compromiso por parte de ciertos Directivos, excusas de que el personal que puede responder las dudas está muy ocupado, personal que tiene que viajar constantemente, apatía por parte de los usuarios, etc.
Propuesta para enfrentar el reto:
Desde los primeros acercamientos con el cliente, involucrar a todos y cada uno de los interesados, exponer los grandes beneficios que traerá consigo la realización del proyecto, realizar entrevistas con cada uno de los directivos y mencionar las ventajas para su organización. Además, es necesario identificar en el organigrama de la organización a cada uno de los interesados, y clasificarlos por su grado de influencia y posicionamiento.
Reto 2: Planificar un proyecto sin investigar todos los requerimientos.
No contar con la información suficiente para planear el proyecto es uno de los riesgos más graves en un proyecto, debido a que, lo que poco o mucho que pueda planearse estará basado en suposiciones e hipótesis, que seguramente, estarán lejos de lo que quiere el cliente.
Factores que influyen:
La información es muy sensible y contiene datos que no pueden ser públicos, el personal no quiere proveer la información porque siente que le quitarán el trabajo, no se identificó a los Stakeholders correctamente y, por lo tanto, no se entrevistó a los expertos en el tema, entre otros.
Propuesta para enfrentar el reto:
El identificar y clasificar a todos los Stakeholder del proyecto es una gran ayuda, pues ya se sabe a quién recurrir por la información necesaria para llevar a cabo el proyecto. Debe de solicitarse todos los documentos o archivos necesarios para poder dimensionar los trabajos y realizar el plan. Debe recalcarse el hecho de que el acuerdo de confidencialidad será acatado estrictamente y mantener los canales de comunicación abiertos por si también los involucrados necesitan más tiempo para conseguir ciertos datos.
Reto 3: Comunicar con tiempo al equipo de trabajo los cambios hechos a la EDT.
En caso de que se apruebe la realización de algún cambio a la Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) del Proyecto, con respecto a los avances que se llevan, es necesario comunicarlo inmediatamente al equipo de trabajo, así como actualizar los documentos correspondientes para permitirle al equipo de trabajo ajustarse a los tiempos asignados.
Factores que influyen:
En las empresas públicas los cambios de directivos y personal se dan con mucha frecuencia; el plan del proyecto se realizó en base a suposiciones, debido a que, el cliente no tenía bien definido qué es lo que quería y cambió de opinión; el Director del proyecto por concentrarse en trámites administrativos se olvida de informar de los cambios al equipo de trabajo.
Propuesta para enfrentar el reto:
En cuanto los cambios son aprobados por ambas partes, y se corrobora que los cambios están acorde a los alcances del proyecto, el Director debe convocar a una junta con el equipo de trabajo para definir las acciones que se seguirán. Cada una de las nuevas actividades o grupo de actividades que son modificadas deberán tener un responsable, recursos y tiempos para llevarse a cabo.
Reto 4: Realizar un constante seguimiento y control del proyecto.
A veces puede llegar a pensarse que si un proyecto es pequeño no es necesario prestar demasiada atención a darle seguimiento y control. O se puede aplazar la revisión de los avances para después, pensando que lo más importante es que el equipo de trabajo se mantenga enfocado en terminar sus actividades actuales.
Factores que influyen:
Creer que darle seguimiento a las actividades es pérdida de tiempo en proyecto pequeños, la planificación inicial fue mal realizada y debido a todos los cambios no hay punto de comparación con respecto al plan inicial. No existen hitos intermedios y la desagregación de los paquetes de trabajo no fue a un nivel suficientemente claro.
Propuesta para enfrentar el reto:
Comparar cuál ha sido el desempeño del equipo de trabajo respecto a lo planeado, analizar qué paquete de trabajo presenta retraso, hacer estimaciones en cuanto si es necesario modificar la cantidad de recursos, verificar en el cronograma del proyecto que todo marche dentro de los tiempos planeados y dividir el proyecto en fases o hitos para tener metas intermedias que cumplir antes de la entrega final.
Reto 5: Tener poco tiempo para verificar las métricas de calidad para la entrega del proyecto.
En todo proyecto el tiempo es limitado, y si en el transcurso de su ejecusión se fueron realizando cambios es probable que la fecha de entrega se vea cerca y se evite realizar pruebas de calidad del producto o servicio. Pero aún es cuando las actividades del proyecto no se terminaron y se quiere entregar al cliente lo más rápido posible para evitar penalizaciones por no entregar a tiempo.
Factores que influyen:
Demasiadas modificaciones a la EDT original que provocan que el tiempo se reduzca para la realización de pruebas de calidad; se le da una menor importancia a las pruebas de calidad pues se cree que al realizar cada actividad los responsables se encargan de ello individualmente; el Administrador del Proyecto apura la entrega para poder realizar el último cobro.
Propuesta para enfrentar el reto:
Si los cambios solicitados por el cliente incidieron en la falta de tiempo para terminar ciertas actividades, es posible acordar con el cliente, la concesión de un poco más de tiempo para verificar que se cumplan todas las métricas de calidad del producto o servicio. Es importante realizar una constante revisión, seguimiento y control de cada etapa e hito del proyecto para identificar las actividades que están retrasadas en tiempo, y puede ser necesario asignar más recursos para terminar en tiempo a la vez que se cumple con la calidad deseada por el cliente.
A continuación, se muestra una infografía que resume los puntos abordados en la presente entrada (en la parte inferior hay un enlace directo a la infografía).
Tenemos que hacer frente a los retos que involucra el desarrollo del proyecto y mejorar la manera en que los afrontamos. Sólo así podremos asegurar la ejecusión efectiva de nuestros proyectos.
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